事務

日本電子株式会社のサービス・サポート部門は全国に拠点を置き、装置利用サポート・トレーニング・メンテナンスなどお客様のニーズに合わせた導入前後のフォローアップを行っています。ここでは、メンテナンス分野において導入後の保守契約で一次受付を担当する事務スタッフに仕事内容・やりがいなどをインタビューしました。

PROFILE

S.W

2007年6月入社

接客・販売やPC教室のWord講師などのアルバイトを経て、派遣スタッフとして2006年に当社へ登録し、2007年から保守契約部門へ配属。事務の実務は未経験だったが、同じ派遣先で丸15年勤続。本人と派遣先双方の希望により、2023年4月から社員として稼働。

主な仕事内容について

電子顕微鏡のご契約者様からの問い合わせ対応、見積書や契約書の作成、社内手続きなどに対応しています。契約手続きに関する一次窓口として、更新手続きやプラン変更のご相談にお応えすることが比率としては多め。時には、メンテナンス依頼に関する日程調整や、簡単な装置の設定についてのご質問をいただくこともあります。この仕事を始めるまで、もちろん電子顕微鏡に関する知識はゼロでした。まずは決められたマニュアルに従って業務を覚えていきながら、少しずつ「相手のこと」を思いやれる余裕も出てきました。周囲の連携にも支えられて仕事に対する意識やスタンスも前向きに変わってきた実感があります。

職場環境のよさに支えられて

担当する部門やエリアによってメンバーや人数は変わりますが、私は現在9名ほどの社員さんと関わりながら問い合わせや事務業務にあたっています。扱う製品も、ご案内するメンテナンスも、普通に生活しているだけでは目にかかることのない遠い存在。入社当初は、派遣として与えられた職務をこなすことだけに終始するのかな、と思っていたのですが、関わる方が増えていくごとに、どんどん意識が変わっていきました。というのも、職場のみなさんが自分の仕事に誇りと責任を持ちながら、私のことも同じチームの一員として対等に迎え入れてくれたからです。対お客様・装置に関すること、それぞれのプロフェッショナルが、わからないことは本当に優しくわかりやすく教えてくださいました。知識が増えるごとに、製品を作る方・必要とされるお客様・フォローを行う私たち、大きな流れの中で自分の役割や相手とのつながりが見えてくるようになり、一つの業務にも意義を感じたり・先の流れが読めるようになったりと、楽しさも増えていきました。

派遣から社員としてステップアップ

月に1度、派遣元である日本電子テクノサービスからオススメいただくe-ラーニング配信で業務に関することや興味のある分野の知識を付けられます。元々PC操作は得意な方でしたが、研修や日々の業務を通じExcelスキルもアップしました。派遣先で社員になれるケースがあることについては知っていましたが、今思えばそこまで積極的に情報を集めていませんでした。日々のルーチンワークに終始するのではなく、社内で人間関係を構築し、小さなことでも責任感を持って最後まで取り組む意識が芽生えた時に、自然と「社員になりませんか」というお話をいただきました。自分が担当する業務だけを見れば小さい範囲かもしれませんが、それまでの経緯を理解し、次に繋げる時に相手のことを思いやる。そんな基本的なスタンスが持てれば、スキルは積み重なっていくし、周囲の方も助けてくれます。社内には様々な経験を積まれたスゴイ方が集まっているので、私も少しでも追いつけるよう、これからも業務を極めていきたいと考えています。

1日の流れ

8:30

始業

スケジュール確認やメールチェック。当日必要な業務をメモして自分用リマインドに。
9:00

書類作成

問い合わせの少ないうちに、見積書などの書類作成や発送業務。問い合わせが入れば優先して対応します。
12:00

昼食

時差休憩で食堂もゆったり使えます。常時豊富なメニューが揃っているので便利♪
13:00

問い合わせ対応

お客様からのお電話やメール対応が増えてくるタイミング。メニューやプランの変更、メンテナンス依頼の受付などを行います。
16:00

社内対応

問い合わせ内容をメンテナンス担当へ取り次いだり、打ち合わせを行ったり。そのほか問い合わせ内容のまとめや資料の仕上げなど。やり残しがないように整頓していきます。
17:20

退社

その日の業務を終えたら「お疲れ様でした！」